Política de tratamiento de datos personales
Última actualización: 30 de septiembre de 2026
Esta política explica cómo Dilan Perdomo Bustos, persona natural que opera con el nombre comercial AI AGENCY (en adelante, «AI Agency»), con domicilio en Neiva, Huila, recolecta y trata datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 de la República de Colombia.
1. Responsable del tratamiento
AI AGENCY — Dilan Perdomo Bustos
Dirección: CL 33 8 G 11, Neiva, Huila
Correo: contacto@aiagencycol.com
Teléfono: +57 315 483 6731
2. Dos roles distintos
Es importante distinguir dos situaciones, porque las obligaciones son diferentes en cada una:
- Como Responsable: cuando usted nos contacta directamente (por WhatsApp, correo o este sitio) para pedir información sobre nuestros servicios. Ahí los datos son suyos y nuestros.
- Como Encargado: cuando prestamos el servicio a un negocio (por ejemplo, una clínica) y tratamos datos de sus clientes o pacientes. En ese caso el negocio es el Responsable, nosotros solo operamos por instrucción suya, y la persona debe dirigir sus solicitudes al negocio que la atiende.
3. Datos que recolectamos
De quienes nos contactan como clientes potenciales:
- Nombre y número de teléfono
- Correo electrónico, si lo proporciona
- Nombre del negocio o clínica
- Contenido de las conversaciones que sostiene con nosotros
De los pacientes de nuestras clínicas clientes (donde actuamos como Encargado):
- Nombre y número de teléfono
- Servicio odontológico solicitado, fecha y hora de la cita
- Mensajes intercambiados con el asistente automático
El servicio odontológico solicitado puede constituir un dato sensible conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, por tratarse de información relacionada con la salud. Su tratamiento se realiza únicamente con autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por la clínica responsable, y con la única finalidad de agendar y recordar la cita.
4. Finalidades
- Responder solicitudes de información y elaborar cotizaciones
- Prestar el servicio de agendamiento y recordatorio de citas
- Enviar recordatorios y confirmaciones a los pacientes de la clínica
- Enviar comunicaciones comerciales, solo a quien lo haya autorizado de forma expresa y separada
- Cumplir obligaciones legales y contractuales
No vendemos, cedemos ni compartimos datos personales con terceros con fines comerciales, ni reutilizamos los datos de una clínica en el servicio prestado a otra.
5. Datos recibidos a través de WhatsApp (Meta)
Nuestro servicio usa la plataforma de WhatsApp Business de Meta. Cuando un negocio conecta su número con nosotros, recibimos por esa plataforma el número de teléfono, el nombre de perfil y el contenido de los mensajes que las personas envían a ese número, además de los estados de entrega de los mensajes. Usamos esos datos solo para responder, agendar citas y prestar el servicio contratado por el negocio.
Si el negocio conecta su número mediante coexistencia (sigue usando la app WhatsApp Business en su celular), el asistente recibe los mensajes que llegan a ese número. El negocio decide qué conversaciones atiende el asistente y puede contestar él mismo en cualquier momento.
Para interpretar los mensajes y redactar las respuestas, el asistente envía el texto de la conversación a un proveedor de inteligencia artificial mediante su API. No usamos las conversaciones para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni las compartimos con fines publicitarios.
5.1. Dónde se guardan los datos
La información de citas y conversaciones se almacena en la cuenta de Google Workspace de la propia clínica (Google Sheets y Google Calendar). Los mensajes se transmiten a través de la plataforma de WhatsApp Business, operada por Meta Platforms, Inc., y el texto de las conversaciones se procesa con un proveedor de inteligencia artificial.
Esto implica transferencia internacional de datos a proveedores ubicados fuera de Colombia. Dichos proveedores cuentan con estándares de seguridad adecuados y la transferencia se realiza en los términos autorizados por la normativa vigente.
6. Medidas de seguridad
- Acceso al panel restringido por usuario y contraseña individual
- Contraseñas almacenadas cifradas, nunca en texto plano
- Comunicación cifrada (HTTPS) en todo el sistema
- Verificación criptográfica del origen de los mensajes entrantes
- Registro de quién accede y qué acciones realiza
7. Sus derechos
Como titular de sus datos, usted puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
- Solicitar prueba de la autorización que otorgó
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos
- Acceder gratuitamente a sus datos personales
8. Cómo ejercerlos
Escriba a contacto@aiagencycol.com indicando su nombre, documento de identidad, el derecho que desea ejercer y un medio de contacto. Responderemos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
Si usted es cliente o paciente de un negocio que usa nuestro servicio, diríjase primero a ese negocio: él es el Responsable de sus datos. Si lo prefiere, también puede escribirnos y trasladaremos su solicitud.
Para pedir que borremos sus datos, siga las instrucciones de la página Eliminación de datos.
9. Dar de baja las comunicaciones comerciales
Puede dejar de recibir mensajes promocionales en cualquier momento respondiendo STOP o BAJA por WhatsApp. La baja se aplica de inmediato y es definitiva. Los recordatorios de citas que usted haya agendado no son comunicaciones comerciales y se siguen enviando salvo que cancele la cita.
10. Tiempo de conservación
Los datos se conservan mientras dure la relación contractual con la clínica y por el tiempo adicional que exija la ley. Al terminar el servicio, los datos se devuelven a la clínica y se eliminan nuestras copias, dejando constancia escrita de ello.
11. Cambios
Podemos actualizar esta política. Los cambios sustanciales se comunicarán por los canales de contacto registrados con al menos diez (10) días de anticipación.